1、规范内部制度。指定专人负责资料的签收、交接等工作，详细登记流转环节，确保资料完整、不缺失。2、严格档案管理。对库房进行合理布局，分户立卷，要求对审核完毕的出口退税申报资料及时归档进库，责任到人。3、定期清理单证。定期对外贸企业退税资料进行清理，确保在规定期限内收齐相关单证。