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企业信息化财务管理是新通则提出的新概念。由于网络会计可以实现远程报表、报帐、查帐、审计及网上支付、催帐、报税等多种功能,打破了原有信息传递方式的限制,在空间上使得财务管理从企业内部走向企业外部;在时间上使得会计核算由事后走向实时反映,财务管理也从静态走向动态。网络会计作为网络经济的一部分,还使得企业能够实现低成本的财务管理活动,它能降低信息收集成本,节约交易成本,节省纳税申报费用,降低审计监督成本等。时空的改变带来了财务工作方式的改变与管理模式的改变,极大地提高了财务管理的水平与效率。
新通则在第六十一条要求“企业可以结合经营特点,优化业务流程,建立财务和业务一体化的信息处理系统,逐步实现财务、业务相关信息一次性处理和实时共享。”企业推行财务管理信息化以后,可以充分发挥信息优势的作用,在企业经营管理的预测、决策、预算、分析、考核等管理环节中发挥出“智囊”与“参谋”的作用。
企业应当努力推动财务与各项业务协同运作,促使企业物流、资金流、信息流的有效整合。物流、资金流和信息流是企业生产经营活动的高度抽象和概括。财务软件系统应能够根据企业管理的需要快速、准确地描述物流、资金流、信息流的来龙去脉,使管理者可以全面地了解企业的经济状况,提高管理水平。
在企业信息化财务管理的时候,应当遵循合法合规、真实及时、重点突出、便捷适用、安全有效等原则。会计电算化的普及虽然大大提高了会计工作效率和质量,但如果会计内部控制制度不完善,会计人员,甚至其他人员利用计算机进行违法犯罪现象就会很严重。因为计算机会计信息系统不同于手工会计信息系统。如果对会计信息系统的岗位分工、系统操作、会计档案(磁性介质)管理和数据保密等方面缺乏严格、有效的内部控制制度和措施,就会给别有用心之人窃取企业经济情报,盗窃企业资财和破坏企业磁盘数据提供了可乘之机。除了要完善会计内部控制制度之外,在具体执行过程中要严格按章操作,不可越权,不可随意处理,使会计内部控制制度流于形式。随着电子商务业务的普及,电子资金转账业务越来越多。如果没有有效的内部会计控制制度作保障,其后果将是非常可怕的。因此,这些制度除了包括各种权限制度之外,还应当包括网上交易制度、资产使用和处置制度、网络安全制度等。
随着传统的凭证、账簿不断减少,取而代之的是电子凭证、电子合同、电子货币、电子账簿,而且可以通过电子邮件的方式进行交换、处理。同时还应当关注的是,电子商务不是以传记的原始纸张单据作为纪录的凭证,而是以电子数据作为交易的凭证,由于电子数据具有无形性、不稳定性、易改动性和高技术性,就需要人们全面研究应用新的会计控制技术,确保电子数据的合法和正确、安全和可靠,如加密技术的应用,身份确认技术的应用,防火墙技术的应用,数字签名技术的应用等。同时还应当进一步提高会计应用软件系统的质量,使会计软件本身符合会计原理和会计控制的要求。企业会计信息系统必须注意系统的安全性,防止网上泄密和恶意攻击。提高会计信息的透明度,也可以有效避免会计处理的“黑箱”操作,有利于企业加强信息监控。
信息社会的财务管理一定要加快信息化的步伐。谁掌握的信息越充分、越及时、越有效,谁越就在竞争中掌握主动权。正所谓知己知彼,百战不殆。在推进财务会计电算化、信息化的同时,对企业内部财务监控的要求越来越高,需要不断更新观念,不断创新,不断采用新的控制方法来保证会计信息的相关与可靠。
推进企业信息化财务管理是一个不断渐进的过程,但发展速度是很快的。企业应当在会计电算化的基础上,整合财务、统计、业务各环节的信息流程与凭证传递程序,积极推行财务管理信息化,逐步实现财务和业务相关信息的一次性处理,从而达到信息资源共享、信息利用效率提高等效果。
(李敏)
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